会計・経理の「入力ミス」を減らす業務フロー設計5選 - 阪神経理・労務アウトソーシングオフィス＠尼崎

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コラム

会計や経理の現場で、入力ミスは避けて通れない課題です。

金額の打ち間違い、勘定科目の誤り、二重計上や計上漏れなど、経理の入力ミスは一見小さなミスに見えても、決算や税務申告に大きな影響を与えることがあります。

私たち税理士事務所にも、「試算表の数字が合わない」「原因が分からない入力ミスが多い」といったご相談が数多く寄せられます。

実は、こうした入力ミスの多くは、担当者の能力ではなく業務フローの設計に原因がある可能性があります。

会計・経理の入力ミスを減らすために有効な業務フロー設計の考え方を、実務の視点からご紹介します。

経理の入力ミスが起きた際、「担当者の確認不足」「注意力の問題」と考えてしまいがちです。

しかし、実務上は入力ミスが起きやすい環境やフローが存在しているケースがほとんどです。

例えば、
・紙の請求書を見ながら手入力している
・同じデータを複数のExcelや会計ソフトに入力している
・入力とチェックを同一人物が行っている

このような業務フローでは、どれだけ注意していても入力ミスは発生しやすくなります。

経理業務において重要なのは、「ミスをしない人」を育てることは重要ですが、さらに「ミスが起きにくい仕組み」を作ることです。

会計・経理の入力ミス対策は、業務フロー全体を見直すことから始まります。

ここからは、実際に効果の高い業務フロー設計のポイントをいくつかご紹介します。

① 入力作業をできるだけ自動化する
銀行口座やクレジットカードと会計ソフトを連携させることで、手入力の機会を大幅に減らせます。
経理の入力ミスの多くは、数字を「打つ」工程で発生します。自動連携を活用することは、最も基本的かつ効果的な対策です。

② 入力とチェックの役割を分ける
同じ人が入力と確認を行うと、入力ミスに気づきにくくなります。
可能であれば、入力担当とチェック担当を分けるなど、体制を整えることが重要です。

③ 勘定科目のルールを明確にする
「この支出はどの勘定科目か」という判断が担当者ごとに異なると、経理の入力ミスや不整合が増えます。
よく使う取引については、勘定科目のルールを文書化し、誰が入力しても同じ処理になるようにしておくことが有効です。

④ 証憑の流れを固定する
領収書や請求書の提出方法がバラバラだと、入力漏れや二重計上の原因になります。
「いつ・誰が・どこに提出するか」を明確にし、経理に届く証憑を一元管理するフローを作ることが重要です。

⑤ 月次で必ず数字を確認する
決算時にまとめて確認するのではなく、月次で試算表をチェックすることで、入力ミスを早期に発見できます。
経理は「溜めない」ことが、入力ミスを最小限に抑えるポイントです。

経理の入力ミスは、社内だけで完結させようとすると見逃されがちです。

第三者の視点が入ることで、初めて気づくミスも少なくありません。

税理士事務所が月次チェックや記帳代行に関与することで、
・残高の不一致
・不自然な勘定科目の使い方
・前期との数字のズレ

といった入力ミスを早期に発見できます。

また、経理フローそのものに問題がある場合には、業務改善の提案ができる点も大きなメリットです。

入力ミスを「修正する」だけでなく、「そもそも起きないようにする」ためには、外部の専門家をうまく活用することが有効です。

会計・経理の入力ミスは、担当者の注意力だけで防げるものではありません。多くの場合、入力ミスの原因は業務フローの設計にあります。

入力作業の自動化、役割分担の明確化、ルールの統一、月次チェックの徹底など、業務フローを見直すことで、経理の入力ミスは確実に減らすことができます。

また、税理士事務所など外部の専門家が関与することで、入力ミスの早期発見と再発防止が可能になります。

経理の正確性は、会社の数字の信頼性そのものです。

「入力ミスが多い」「経理が不安定」と感じている場合は、
一度、業務フローそのものを見直すことが、最も効果的な改善策となります。

K&P税理士法人

山口貴澄

専門分野: 経理業務改善、経理体制構築、クラウドツール導入支援
経歴: 大学卒業後、建築業界、学習塾の教室長などを経た後、ベンチャー企業の経理業務に従事。
その後、中小企業の経理業務の効率化に貢献したいとの思いから、会計事務所業界に転身し、2020年にK&P税理士法人へ入社。
前職で多業種から経理業務改善の相談に対応した経験から、クラウド・ITツールを活用した経理フローを構築し、経理業務の負担を圧倒的に軽減する提案に定評あり。
特に、マネーフォワードのクラウド会計の導入支援を得意とするほか、初級シスアド（現ITパスポート）、Excel表計算処理技能認定試験1級も保有。