2024/04/15
経理代行を依頼する上での4つの落とし穴
コラム
月次決算を始めたいけれど、何から手をつけたらいいのかわからない経理担当者も多いのではないでしょうか。
月次決算を導入すれば、年次決算時の経理業務の大幅な効率化が計れる上、経営判断にも大きなメリットがあります。
そこで、この記事では、月次決算の目的と8つの手順、効率的に取り組むコツについて、わかりやすく解説します。
月次決算とは、月単位で行う決算業務のことです。毎月決算業務を行うことで、以下のようなメリットがあります。
・年次決算に向けての下準備になる
月次決算を行う目的について解説します。
■最適な経営判断が可能
月単位で決算を行うと、月ごとに収支を確認できるため、速やかな経営判断を実践することが可能です。
経営計画と現状に差異がある月でも、試算表を確認しながら原因を探り、いち早く有効な改善策を実行できます。
■決算業務の負担軽減
年次決算は、1年間のお金の流れや負債・資産運用など、全ての会計を清算するための重要な経理業務です。1年分の帳簿や伝票を数日間で確認して整理し、決算書類まで作成して提出するとなれば、膨大な労力と時間を要します。
月次決算によって毎月の会計を取りまとめれば、年次決算時の確認や整理にかかる時間を省略できるため、経理業務の効率化にも繋がります。
■データの修正対応
月次決算を行うことで、集計された帳簿にミスがないかを早期に発見できます。日々正確に会計処理を行っているつもりでも、計算ミスや転記ミス、科目の振り間違えなどは起きてしまうものです。
時間が経過すればするほど、間違いの原因を確定するのが難しくなります。ミスを早期に発見して原因を追及し、修正することで年次決算時の経理作業を効率化することが可能です
月次決算を行う手順について、8つのステップで順を追って解説します。
①現金や預金の残高を合わせる
はじめに、現金・預金残高と帳簿残高が一致しているかを確認します。残高が一致していない場合、未起票の仕訳や重複仕訳が存在するなど、帳簿の全体的な数字も合いません。
原因を調べて残高を一致させることで、仕訳が整理され勘定科目ごとの残高も合わせやすくなります。したがって、必ず最初に確認することがもっとも重要です。
②売掛金や買掛金の確認
当月中の取引について経理処理が正しく行われているか確認します。
③棚卸の実施
在庫の数量を確認し帳簿金額を確定します。なお、実際に在庫を確認しながら数量を数える「実地棚卸」は省略できる場合があります。
④仮勘定の整理
一時的に発生する仮勘定項目はそのまま計上せず、それぞれに適正な科目に振り替えて整理します。
⑤経過勘定の計上
実際の支払いや受け取りが行われていない費用を整理します。
⑥通年でかかる費用を計上
退職金・賞与・固定資産税、労働保険料などの年間費用を見積もり、月次決算ではその12分の1の金額を概算計上することでより正確に数値を把握することが出来ます。減価償却対象の固定資産がある場合も同様に、年間費用を月割りして計上します。
⑦月次試算表の作成
仕訳を総勘定元帳に転記して月次試算表を作成します。試算表には合計試算表・残高試算表・合計残高試算表の3種類があります。企業によって確認する財務諸表も変動するため、確認のうえ作成しましょう。
⑧月次業務報告
月次決算には法律的な決まりはありません。必要な財務諸表（損益計算書・貸借対照表など）を作成して経営陣に報告しましょう。また、月別予算や前年同月の実績との対比を比較したものなど、各種データの分析に必要な資料も作成します。
月次業務報告までを効率的に取り組むコツを、3つに分けて紹介します。
①締め日の周知徹底
必要書類の提出が遅れると、経理業務全体が滞り効率が悪くなる可能性があります。
各部署にはあらかじめ締め日を知らせて、納品書や請求書などの必要書類が期日までに集まるよう段取りしておきましょう。
同様に取引先に対しても締め日の厳守を伝え協力を仰ぐことにより、効率良く経理業務を進められます。
②スケジュールの共有
必要書類の締め日を設定すれば、その後に経理担当が、全体で行う作業の具体的な計画を立てられます。このスケジュールは進捗管理表などを利用して経理担当者全員で共有し、それぞれの担当業務や進捗を把握しましょう。
タスク漏れや作業の滞りが起きた場合、手が空いている担当者が請け負うことで遅れることなく効率的に作業を進められます。
③経費精算システム等を活用する
毎日の業務を改善することも、月次決算の効率化につながります。
たとえば、経費精算システムを導入すれば、領収書をカメラで撮影するだけで自動入力が可能なものや、銀行やクレジットカードの取引データを自動で取り込めるものなどがあり効率的です。
年次決算の時期に慌てない、月次決算をおこなう8つのポイントはご理解いただけたでしょうか。
毎月決算業務を行うには手間と労力が必要です。しかし、月次決算を行い毎月整理しておくことで、年次決算時期には慌てることなく効率的に経理業務を進められます。
また、月次の財務諸表があればタイムリーな経営判断につなげられ、迅速な改善や軌道修正にも役立つため効果的です。これを機に、月次試算表の作成をはじめてみてはいかがでしょうか。
弊社では、毎月の試算表の作成による自計化の推進や、記帳代行等も行っておりますので、お困りのことがございましたら、ぜひご相談ください。
K&P税理士法人
山口 貴澄
経理業務改善、経理体制構築、クラウドツール導入支援
大学卒業後、建築業界、学習塾の教室長などを経た後、ベンチャー企業の経理業務に従事。
その後、中小企業の経理業務の効率化に貢献したいとの思いから、会計事務所業界に転身し、2020年にK&P税理士法人へ入社。
前職で多業種から経理業務改善の相談に対応した経験から、クラウド・ITツールを活用した経理フローを構築し、経理業務の負担を圧倒的に軽減する提案に定評あり。
特に、マネーフォワードのクラウド会計の導入支援を得意とするほか、初級シスアド（現ITパスポート）、Excel表計算処理技能認定試験1級も保有。
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