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コラム

2020.02.04
経理改善は、「E→C→R→S」の順番で!
経理改善は、「順番が9割」

経理改善にあたり、どこから手をつけていいのか悩んでいる方も多いのでは?
実は経理改善の効果は、取り組む順番で9割決まるとも言えます。
今回は、経理改善の大原則「ECRSの原則」を解説し、経理改善の順番について、まとめてみました。

 

経理改善は、経理業務の「見える化」からスタート

皆さんの会社では、現状の経理業務がどのような流れで行われているか、把握できていますか?
もちろん、経理担当者はきちんと把握しているかと思いますが、実は中小企業の多くは、その経理担当者の頭の中に入っているだけで、他の人からは全く見えず、”ブラックボックス”状態になっています。
残念ながら、経理業務が”ブラックボックス化”している状態では、経理改善はできません。
弊社で経理改善のお手伝いをさせて頂く際に、まず最初に行うことは、現状の経理業務がどのような流れで行われているか、それを「見える化」することです。
経理担当者に現状の業務を洗い出して頂きますが、具体的には、次のような項目をお聞きしています。
①経理担当者の1か月の業務スケジュール
②具体的な業務の内容
③その業務の担当者
④その業務の目的
⑤その業務の頻度
⑥その業務にかかる作業時間
上記のように、経理業務の流れを「見える化」することで、どこに経理改善の余地があるかを、把握することができます。

経理改善は、「ECRS(イクルス)の原則」で!

経理業務が「見える化」できたら、次に経理業務の効率化を図るべく、経理改善のステップに入っていきます。
ここで押さえておきたいのが、「ECRS(イクルス)の原則」というものです。
これは、主に生産管理の現場で、業務効率化を図るために取り入れられているものですが、経理改善においても役立つ考え方です。
次の4つから構成されており、経理改善は、この「E→C→R→S」の順番で検討していくことが重要です。

  1.  E:Eliminate(なくせないか) その業務が「なくせないか」を検討する。
  2.  C:Combine(一緒にできないか) その業務と他の業務を一緒にできないかを検討する。
  3.  R:Rearrange(替えられないか) 業務の順序を入れ替えることで効率化を図れないか検討する。
  4.  S:Simplify(簡単にできないか) その業務を簡単にできないか検討する。

経理改善の順番1 E(なくせないか?)

経理改善にあたって、まず最初に検討するべきなのは、「Eliminate(排除)」という視点。
つまり、その業務をなくせないか?ということです。
その業務を行わなくても、特に支障がないのであれば、経理改善にコストも、手間もかからず、すぐに実行できます。
ムダな会議・ムダな報告・ムダな資料・ムダなチェックなどをなくすことで、経理改善が可能です。
新たなシステム導入などによるコスト負担がなく、実施・改善ができるので、経理改善の基本と言えます。
ですので、経理改善の最初の順番は、「E(なくせないか」を検討することが重要です。

経理改善の順番2 C(一緒にできないか?)

経理改善にあたって、次に検討するべきなのは、「Combine(結合)」という視点。
つまり、現状の経理業務のうち、一緒にできるものや、まとめてできるものはないか?ということです。
これまで、経理改善のお手伝いをしてきた中で、似たような業務を、複数の方が別々に行っていることなどがありました。
このような類似の業務はまとめてしまって、1人の方に集中してもらうことで、簡単に経理改善が図ることができたりします。
また、個別に資料を配布していたものを、一括メール送信で配布するとか、定例の会議をまとめてしまい、会議の回数を減らしたりすることも、経理改善につながります。
経理業務をまとめることができれば、一つひとつの業務にかかっていた時間を削減することができます。
また、この視点での経理改善も、新たなシステム導入などによるコスト負担がなく、実行が容易なので、経理改善の基本と言えます。
ですので、経理改善の2番目は、「C(一緒にできないか?)」を検討することです。

経理改善の順番3 R(替えられないか?)

経理改善にあたって、3番目に検討するべきなのが、「Rearrange(入替)」という視点。
つまり、現状の経理業務を行うにあたり、順番を入れ替えたり、他の方法に替えたりすることができないか?ということです。
経理業務の順番(工程)を入れ替えたり、経理業務を行う場所や担当者を替えたりすることで、経理改善につなげることもできます。
例えば、記帳処理や給与計算といった業務を、外部の専門会社にアウトソーシングする方法なども考えられます。
これらの業務は、ある程度の専門知識が必要となります。
経理担当者にその知識があれば問題ないのですが、その方が退職するとなった時に、代わりの人を採用しようとしても、知識を持ち合わせた人を見つけられず、経理業務がストップしてしまうという会社を、これまでにたくさん見てきました。
上記のようなリスクを回避するために、経理業務の一部をアウトソーシングするということも、経理改善の1つの方法です。
ですので、経理改善の3番目は、「R(替えられないか?)」を検討することです。

経理改善の順番4 S(単純にできないか?)

経理改善にあたって、最後に検討するべきなのが、「Simplify(簡素化)」という視点。
つまり、現状の経理業務を、もっと単純にできないか?ということです。
例えば、よく使う書類について、あらかじめテンプレートを作成しておいたり、最新のITツールを活用して経理業務を簡素化することで、経理改善が可能になります。
ここでは、ITツールなどの導入により、一時的なコスト負担が生じることもありますが、劇的な経理改善につながることが期待できるので、費用対効果をシミュレーションした上で、ぜひ検討してみたいところです。
ですので、経理改善の最後は、「S(単純にできないか?)」を検討することです。

まとめ

生産管理の現場でよく使われている「ECRSの原則」を紹介しましたが、経理改善を考えるのに、とても役立つ考え方です。
繰り返しになりますが、経理改善は、この「E→C→R→S」の順番で検討していくことがとても重要です。
ぜひ、この記事を参考にして、御社の経理改善に役立てて下さい。

この記事を担当した専門家

K&P税理士法人

代表

香川 晋平

保有資格

公認会計士・税理士

専門分野

経理体制構築、経営計画サポート

経歴

大手監査法人にて7年間上場企業の会計監査等に従事し、30歳で年商約100億円の事業会社に入社。「従業員1人当たりの会計データ」を導入するなど、経営管理体制を構築し、従業員の生産性を向上。入社後わずか90日で経営管理本部取締役に就任し、在任2年間の累計利益は業種別ダントツNO.1となった。その後、父親の経営する会計事務所を事業承継し、現在はK&P税理士法人を経営。数社の非常勤役員を務めるほか、セミナー講師や執筆などにも携わり『東大卒でも赤字社員 中卒でも黒字社員』など著書多数。


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