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コラム

2020.06.29
【経理担当者必見】経理業務を効率化する5つの方法とは?

経理は大変な職場と敬遠され、残業が続いても仕方がないとあきらめていませんか?
会社の背骨、本業を支える裏方の経理業務は忙しくて当たり前、重要な仕事にやりがいも感じている、これ以上の効率化は無理だという考え方、そろそろ捨て去りましょう。

今までの常識を変えれば、経理だけでなく会社全体の仕事の流れがスピードアップします。

 

経理業務が面倒くさいのはどうして?

働き方改革が叫ばれる昨今にあってなお、経理業務の効率化は遅々として進まないと悩まれている方も多いのではないでしょうか? 日々処理しなければならない領収書や請求書の山、精算処理から伝票作成、記帳処理と1日、1週間、1ヶ月単位での仕事に追われて効率化を考える暇がないのが現状かも知れません。 しかし、毎日、毎月の仕事のほとんどは決められたルーチン業務です。

加えて、毎日の現金精算や支払業務、上司や役員から依頼される書類作成などが加わることで、日常業務は滞ってしまうのです。 細かな業務の一つ一つは数分もかからない事でも、全社に渡ってのお金・数字の管理は会社の規模に関わらず、大変で面倒な仕事です。 「効率化が出来るのであれば苦労はない」と思っているのが経理担当者の本音ではないでしょうか。

1.会計ソフトを見直して効率化しよう!

会社の規模に関わらず顧問税理士と契約し、税理士事務所で推奨する会計ソフトを使用し続けているところも多いのではないでしょうか?
会計ソフトをパソコンにインストールし税理士事務所と繋がることでスムーズに経理業務を続けてきたことでしょう。 しかし、その会計ソフトは現状にあっていますか?

銀行口座の残高管理、売掛金管理や経費の処理などを入力しているならば、見直し時かもしれません。
現在、パソコンにインターネットが繋がっていればクラウド会計ソフトをWEB上で、簡単に使うことが出来ます。

会計ソフトをクラウド化することで効率化できるポイント

①銀行口座、クレジットカードを同期することで、自動で取り込み仕訳してくれます。
銀行の営業終了に合わせて残高を確認し、その日の締め、日計表を作成していた作業を無くすことが出来ます。

② 入力ミスや二重仕訳をしてしまっても重複チェック機能や一括修正機能が付いている為、1件1件確認する必要がありません。

③ 既存の会計ソフトからクラウド会計ソフトに乗り替える場合も簡単に旧ソフトのデータを取り込む事が可能です。(一部対応していない会計ソフトもあります。)

④ 会計ソフトを使用する人、管理者の権限設定が出来るため、情報漏洩や勝手に使うことが出来ないようにできます。
権限を管理することでリモートワークや外部委託に対応することも可能です。

⑤ 年間管理費、会計ソフト使用料が安価に設定されている為、効率化の推進と共に経費の削減にも貢献することが出来ます。

 

会計ソフトをクラウド化するだけで、今までの経理のイメージがガラリと変わります。
Excelを駆使して作成していた諸表も必要な時に取りだすことが出来るので、上司や役員の要求に即座に回答することが出来るのです。

2.現金管理をなくしたら?

金庫番と揶揄されることもある経理業務ですが、毎日現金を扱っている担当者の負担は精神的にも大きいものです。
そこで、全社を巻きこんで現金扱いを無くすことで、担当者の大幅な業務削減と全社的に効率化を図ることが出来ます。

現金を必要とする機会はどんな時でしょう?出張の旅費立替や経費の仮払金、営業担当者のガソリン代や飲食などが考えられます。
これらを1件ずつ現金精算するのではなく、日を決めて振込に変えます。
また、乗車券やガソリン代などは法人カードや月締めの契約にして、社員に利用を徹底させます。
こうすることで、小口の精算が無くなり、毎日の現金管理が不要になるのです。
また、まとめることで領収書やレシートを毎回経理に持ちこむ必要がなくなり、業務の効率化が望めるのです。

3.ネットバンキングで出来ること

小規模経営の会社によく見られますが、5日、10日など決まった支払日になると銀行のATMで振込を何件もする、銀行に来てもらい振込票と払出表を渡すなどありませんか。
ネットバンキングの契約をしましょう。

先に紹介した現金の取扱を止める代わりに社員への立替金振込が発生します。
取引先への支払日、給料日、立替金の精算日など社内のパソコンを使って行い、銀行への外出を極力無くしていきましょう。

外出する労力と時間を考えれば、ネットバンキングにかかる経費は軽微であると言えます。
ネットバンキングを利用して振込した内容が、即時にクラウド会計に反映している状態を考えると、なぜかウキウキしてくるのを感じることができます。
経理の効率化は、クラウド化した機能を一連の流れとして実感できることに醍醐味があると言っても良いのではないでしょうか。

4.請求書、売上管理は自動化しよう!

毎月発行している請求書は手書きですか?または、パソコンで計算・検算しながら作って郵送しているならば、その業務も自動化を考えましょう。
クラウド会計ソフトと連動した請求書作成、売上管理システムを利用することで、Excelシート作成よりも早く自動発行することが可能です。
取引先との契約合意によってネットを利用して発行、受理することが出来ます。
請求書を発行したら自動で売掛金を立て、銀行に入金があった時点で自動仕訳してくれます。
今まで、売掛金台帳で取引先ごとに消込していた業務が自動仕訳によって無くなり、確認作業するだけになるのです。

5.勤怠管理も自動取り込み?

給料計算のもとになる勤怠管理はタイムカードですか?それとも勤務表ですか?
交替勤務のある企業などでは、勤務時間を担当者が計算するのも一苦労です。
自動取り込みするクラウド勤怠管理に変えることも一考です。

大胆な改革になりますが、現在、携帯電話やスマートフォンを持っていない人は少ないでしょう。
暗証番号管理によって会社のパソコンと結び付け、出勤・退勤を各自のスマートフォンで操作してもらいます。
給料計算するときには、すでにひと月の勤務時間は自動計算されていますから、管理者の確認でOKになれば給料が自動計算されることになります。
もちろん、間違えてしまっても修正出来ますから、慣れてしまえば会社全体の事務の効率化はかなり進むことになります。

まとめ

いかがでしたか?
クラウド化するって何?と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、ペーパーレス化は銀行の通帳にまで及ぼうとしています。
IT化が叫ばれる昨今、新しいシステムは日々進歩しています。
外出しない、郵送しない、印刷しない、入力しない、残業しない・・・
面倒な仕事は自動化と外部委託で、時間も労力も経費も削減、効率化することが今の経理に求められているのです。

弊社では「クラウド導入支援」サービスを提供しており、「会計」「給与」「勤怠」「経費」「請求書」といったクラウドサービス導入が可能です。

まずは気軽に弊社までご相談ください!!

この記事を担当した専門家

平野 樹里

専門分野

クラウドツール導入支援、労務サポート

経歴

一般企業で人事・経理システムの開発等に従事した後、2010年に香川会計事務所(現:K&P税理士法人)に入社。K&Pグループの給与計算、請求書発行、システム設定などの総務業務全般を担当しながら、クラウドツールの導入を推進し、グループ内の業務効率改善に大きく貢献。特に、マネーフォワードのクラウドシリーズ(請求書、経費、給与、勤怠)の導入支援を得意としている。


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